Microsoft Power BI là gì? Tính năng, lợi ích và cách sử dụng

"Dữ liệu là vàng" - đó chính là lời khẳng định về tầm quan trọng của dữ liệu trong thời đại công nghệ phát triển. Ngày nay, mọi quyết định, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được đánh giá dựa vào dữ liệu. Bạn đang tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu, tạo báo cáo và biến những con số khô khan thành thông tin kinh doanh có giá trị? Nếu vậy, Power BI chính là giải pháp hàng đầu dành cho bạn. Vậy phần mềm Power BI là gì? Power BI có những tính năng gì đặc biệt? Hãy cùng Trainocate Vietnam tìm hiểu về Power BI trong bài viết dưới đây nhé!

1. Microsoft Power BI là gì?

Nếu lần đầu tìm hiểu Power BI là gì, bạn có thể cảm thấy nó khá mới mẻ. Tuy nhiên, Power BI là một công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu phổ biến nằm trong hệ sinh thái ứng dụng văn phòng của Microsoft, tương tự như Excel hay Word.

Microsoft Power BI được thiết kế đặc biệt cho mục tiêu phân tích kinh doanh (Business Intelligence), giúp người dùng tổng hợp, phân tích và trình bày dữ liệu một cách sinh động, dễ hiểu và trực quan nhất nhằm chuyển hóa các thông tin có giá trị từ dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định kinh doanh của cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp.

Cụ thể, Power BI giúp đơn giản hóa quy trình xử lý dữ liệu trong các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu, KPI, hoặc bất kỳ bảng dữ liệu nào khác, đồng thời cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Hiện nay, Power BI hỗ trợ đa nền tảng, bao gồm giao diện web, phần mềm cài trên máy tính (Power BI Desktop) và ứng dụng di động trên cả Android và iOS. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập và làm việc với dữ liệu mọi lúc, mọi nơi đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả cao trong công việc.

Lợi ích vượt trội của Power BI đối với người dùng và doanh nghiệp

Power BI được hàng triệu doanh nghiệp và người dùng cá nhân tin dùng bởi những giá trị nổi bật mà nó mang lại:

• Dễ sử dụng, giao diện thân thiện: Power BI được thiết kế với giao diện kéo-thả trực quan, giúp ngay cả những người không chuyên về kỹ thuật cũng có thể dễ dàng thao tác.

• Chuyển đổi dữ liệu thô thành insights giá trị: Từ những bảng số liệu phức tạp, Power BI biến chúng thành các biểu đồ, đồ thị, bản đồ sinh động, giúp dễ dàng nhận diện xu hướng, mô hình và các điểm bất thường trong dữ liệu.

• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Với khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng, doanh nghiệp luôn có được cái nhìn mới nhất về tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phản ứng kịp thời.

• Tích hợp hoàn hảo với hệ sinh thái Microsoft: Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng Excel, Azure, SharePoint, hay Microsoft Teams, Power BI sẽ là một phần mở rộng tự nhiên, giúp tận dụng tối đa hạ tầng IT hiện có và tối ưu quy trình làm việc.

• Chia sẻ dễ dàng, an toàn: Bạn có thể chia sẻ các báo cáo và dashboard cho người khác một cách an toàn thông và đồng thời kiểm soát quyền truy cập, bảo mật dữ liệu chặt chẽ.

• Khả năng mở rộng linh hoạt: Power BI có thể phục vụ từ cá nhân, các nhóm nhỏ cho đến các doanh nghiệp lớn với hàng trăm nghìn người dùng, nhờ các gói Power BI Pro và Power BI Premium. Đó cũng chính là lí do khiến Power BI được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới.

Vậy doanh nghiệp dùng Power BI để làm gì?

Microsoft Power BI là một công cụ cực kỳ hữu ích, giúp các doanh nghiệpkhai thác thông tin giá trị từ chính dữ liệu của họ. Hãy hình dung thế này: dữ liệu của công ty bạn như một mớ hỗn độn gồm nhiều mảnh ghép khác nhau và Power BI sẽ giúp bạn:

• Ghép nối các mảnh ghép: Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
• Làm sạch và sắp xếp: Biến dữ liệu lộn xộn thành một mô hình gọn gàng, dễ hiểu.
• Trực quan hóa số liệu: Tạo ra các biểu đồ, đồ thị để dễ dàng đánh giá và phát hiện thông tin giá trị.

Thay vì chỉ nhìn những con số khô khan, Power BI giúp bạn thấy được xu hướng, điểm nổi bật, và những thông tin ẩn sau dữ liệu qua các biểu đồ, đồ thị trực quan. Doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đưa ra các quyết định về thay đổi hay chiến lược mới trong kinh doanh. Ví dụ như:

Ngành Bán lẻ: Phân tích xem mặt hàng nào bán chạy, khách hàng mua sắm vào thời điểm nào, để nhập hàng và lên chương trình khuyến mãi hiệu quả hơn. Hay xem lượng hàng tồn kho, dự đoán khi nào cần nhập thêm để không bị thiếu hàng hay tồn kho quá nhiều.

Ngành Tài chính – Ngân hàng: Phân tích lợi nhuận, dòng tiền để biết công ty đang làm ăn ra sao và phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường để giảm thiểu rủi ro về tài chính.

2. Các thành phần chính của Power BI

Power BI gồm nhiều thành phần hỗ trợ toàn bộ quy trình phân tích dữ liệu, từ kết nối đến chia sẻ:

• Power BI Desktop: Ứng dụng miễn phí dành cho Windows. Đây là nơi bạn kết nối dữ liệu, xử lý và mô hình hóa bằng Power Query và Power Pivot, viết công thức với DAX, và thiết kế báo cáo trực quan.

• Power BI Service (SaaS): Nền tảng đám mây để xuất bản và chia sẻ báo cáo từ Power BI Desktop. Hỗ trợ cộng tác nhóm, tạo dashboard, làm mới dữ liệu tự động và truy cập mọi lúc mọi nơi qua trình duyệt.

• Power BI Mobile Apps: Ứng dụng cho iOS, Android và Windows, cho phép xem và tương tác với các báo cáo và dashboard đã xuất bản trên Power BI Service.

• Power BI Gateway: Cầu nối giữa Power BI Service và các nguồn dữ liệu nội bộ (on-premises), giúp đồng bộ dữ liệu tự động mà không cần chuyển dữ liệu lên mây.

• Power Query: Công cụ trích xuất, biến đổi và tải dữ liệu (ETL), tích hợp sẵn trong Power BI Desktop, cho phép làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

• Power Pivot: Thành phần xử lý mô hình dữ liệu, giúp tạo mối quan hệ giữa các bảng và viết các phép tính phức tạp bằng DAX.

• DAX (Data Analysis Expressions): Ngôn ngữ công thức dùng để tạo chỉ số tùy chỉnh, tính toán động và phân tích dữ liệu nâng cao trong Power BI, Power Pivot và SSAS.

3. Các tính năng nổi bật của Power BI

• Kết nối đa nguồn dữ liệu: Hỗ trợ hàng trăm nguồn khác nhau như Excel, SQL Server, Oracle, MySQL, Azure, Google Analytics, Salesforce, Dynamics 365, dịch vụ Big Data, và nhiều hơn nữa.

• Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu: Với Power Query Editor, người dùng có thể dễ dàng loại bỏ lỗi, gộp, chuyển đổi và định dạng lại dữ liệu để sẵn sàng phân tích.

• Trực quan hóa linh hoạt, đa dạng: Cung cấp hàng chục biểu đồ, đồ thị, bản đồ, cùng khả năng sử dụng custom visuals từ cộng đồng – giúp tạo báo cáo sinh động và dễ hiểu.

• Phân tích thời gian thực: Kết nối trực tiếp với các nguồn dữ liệu động để cập nhật báo cáo theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

• Tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên (Power Q&A): Đặt câu hỏi bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh như “Doanh thu quý 1 là bao nhiêu?”, Power BI sẽ tự tạo biểu đồ trả lời tức thì.

• Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning: Tự động phát hiện xu hướng, phân tích văn bản, hình ảnh, đưa ra gợi ý thông minh và dự đoán hiệu suất.

• Chia sẻ và cộng tác hiệu quả: Dễ dàng chia sẻ báo cáo trong tổ chức, kiểm soát quyền truy cập bằng Row-Level Security, và tích hợp trực tiếp với Microsoft Teams.

4. So sánh Power BI và Excel

Mặc dù cả hai đều là sản phẩm liên quan đến dữ liệu, nhưng Power BI và Excel lại phục vụ các mục đích khác nhau và có những tính chất khác nhau

• Chọn Sử dụng Power BI khi: Bạn cần phân tích lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn, tạo báo cáo và dashboard tương tác để chia sẻ rộng rãi, tự động hóa quy trình báo cáo, hoặc muốn tận dụng các tính năng BI nâng cao như AI/ML.
• Chọn Sử dụng Excel khi: Bạn cần nhập liệu, thực hiện các tính toán nhanh, phân tích dữ liệu nhỏ lẻ, tạo các bảng tính đơn giản, hoặc làm việc với dữ liệu cần chỉnh sửa thủ công nhiều.

Trong nhiều trường hợp, Power BI và Excel được sử dụng kết hợp, với Excel để chuẩn bị dữ liệu ban đầu và Power BI để phân tích và trực quan hóa chuyên sâu.

5. Power BI có mất phí không?

Với Power BI Desktop (miễn phí) bạn có thể tải xuống và sử dụng để kết nối dữ liệu, tạo báo cáo và dashboard trên máy tính cá nhân. Còn với Power BI Pro và Power BI Premium sẽ tính phí.

6. Hướng dẫn sử dụng Power BI cơ bản cho người mới bắt đầu

1. Tải và cài đặt Power BI Desktop

Truy cập trang chính thức của Power BI – Microsoft và tải miễn phí Power BI Desktop cho Windows. Cài đặt nhanh chóng chỉ trong vài phút.

2. Kết nối dữ liệu

Mở Power BI Desktop và chọn “Get Data” (Nhận dữ liệu). Bạn có thể kết nối với nhiều nguồn như Excel, SQL Server, Web API, Google Analytics,…

3. Làm sạch và chuyển đổi dữ liệu

Dữ liệu sau khi nhập sẽ mở trong Power Query Editor. Tại đây, bạn có thể:

• Loại bỏ cột không cần thiết

• Đổi tên cột, định dạng kiểu dữ liệu

• Gộp bảng, tạo cột tùy chỉnh, giúp chuẩn hóa dữ liệu trước khi phân tích.

4. Tạo mô hình dữ liệu

Sau khi xử lý, dữ liệu sẽ hiển thị trong Power BI. Bạn cần thiết lập mối quan hệ giữa các bảng để Power BI hiểu logic dữ liệu và cho phép phân tích đa chiều (Data Modeling).

5. Thiết kế báo cáo trực quan

Chuyển sang tab “Report”, sử dụng thao tác kéo-thả để tạo biểu đồ, bảng, bản đồ,… Bạn có thể thêm bộ lọc (Slicer) để tăng tính tương tác và trực quan.

6. Tạo các phép tính với DAX

Sử dụng DAX (Data Analysis Expressions) để tính các chỉ số như: tổng doanh thu, tốc độ tăng trưởng, tỷ lệ lợi nhuận,… giúp báo cáo thêm giá trị phân tích sâu sắc.

7. Xuất bản và chia sẻ báo cáo

Khi hoàn tất, chọn “Publish” để đưa báo cáo lên Power BI Service. Từ đây bạn có thể:

• Chia sẻ với đồng nghiệp

• Tạo dashboard

• Cài đặt tự động làm mới dữ liệu (Scheduled Refresh)

Nếu bạn muốn đi sâu hơn vào Power BI, hiện có rất nhiều khóa học và tài nguyên học tập chất lượng trên Microsoft Learn, YouTube và các nền tảng E-Learning khác. Đặc biệt, chứng chỉ PL-300 là một bước tiến vững chắc để bạn khẳng định năng lực phân tích dữ liệu chuyên nghiệp của mình.

Nếu bạn đang tìm một lộ trình học bài bản và được hướng dẫn bởi chuyên gia? Hãy tham khảo ngay khóa học PL-300 tại Trainocate Vietnam – đối tác đào tạo ủy quyền của Microsoft. Tại đây, bạn sẽ được học từ nền tảng đến nâng cao, luyện thi sát đề và sẵn sàng chinh phục chứng chỉ quốc tế PL-300..

Tạm kết

Power BI không chỉ là một công cụ, mà là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp và cá nhân khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu. Từ việc biến những con số khô khan thành những câu chuyện trực quan đến việc hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chiến lược, phần mềm Power BI đã và đang thay đổi cách chúng ta làm việc với dữ liệu.

Nếu bạn đang muốn tìm hiểu khóa đào tạo Power BI bài bản để nâng cấp khả năng sử dụng dữ liệu cho doanh nghiệp. Hãy tham khảo ngay khóa đào tạo PL-300: Microsoft Power BI Data Analyst tại Trainocate Vietnam. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết.