8 phần mềm trí tuệ nhân tạo (AI) dành cho dân văn phòng.

Trí tuệ nhân tạo (AI) đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt là đối với dân văn phòng. Các công cụ AI có thể giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất lao động.

Một vài những công cụ AI nổi bật nhất hiện nay có thể kể đến đó là Microsoft Copilot, ChatGPT nhưng còn rất nhiều phần mềm trí tuệ nhân tạo khác cũng đang tạo ra những tác động lớn đối với các công việc văn phòng. Trong bài viết này, hãy cùng Trainocate Vietnam đi tìm hiẻu  8 phần mềm trí tuệ nhân tạo hàng đầu cho dân văn phòng và khám phá các chức năng, lợi ích mà chúng mang lại.

1. Microsoft Copilot: Công Cụ AI Dành Cho Dân Văn Phòng

Microsoft Copilot là một trong những công cụ AI nổi bật nhất hiện nay và đang dần trở thành một công cụ quan trọng trong các công ty, tổ chức. Ngoài sử dụng như một chatbot miễn phí, Microsoft Copilot còn được tích hợp trực tiếp vào các ứng dụng của Microsoft như Word, Excel, PowerPoint, và Outlook, giúp người dùng tăng cường hiệu quả công việc thông qua các tính năng mạnh mẽ.

Một số lợi ích mà nổi bật của Copilot

• Trả lời câu hỏi, tìm kiếm thông tin, thiết kế hình ảnh.

• Soạn thảo văn bản: Copilot có thể giúp người dùng viết báo cáo, email hoặc tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, và chuyên nghiệp. Các ứng dụng AI này có thể đưa ra các câu văn hoàn chỉnh, tóm tắt nội dung hoặc gợi ý cách diễn đạt cho phù hợp.

• Phân tích dữ liệu: Trong Excel, Copilot có khả năng phân tích các tập dữ liệu phức tạp và tạo ra các báo cáo tự động, hoặc gợi ý các biểu đồ phù hợp với xu hướng dữ liệu.

• Tạo bài thuyết trình: Trong PowerPoint, Copilot có thể tạo ra các slide thuyết trình tự động từ nội dung bạn cung cấp, và thậm chí giúp bạn thiết kế các slide một cách dễ dàng.

• Quản lý email: Trong Outlook, Copilot giúp bạn quản lý hộp thư đến bằng cách tự động sắp xếp email, trả lời các tin nhắn thông minh và tạo các phản hồi tự động.

Có thể nói, công cụ AI Microsoft Copilot đang là một trong những trợ lý AI tốt nhất dành cho dân văn phòng và các tổ chức trong doanh nghiệp. Giờ đây, các nhân viên có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, từ việc soạn thảo văn bản đến việc phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng khi tích hợp Copilot vào trong hệ thống dữ liệu của tổ chức mà không lo ngại về các vấn đề bảo mật

Hãy tham gia khóa học MS-4004: Empower your workforce with Copilot for Microsoft 365 Use Cases – nơi bạn sẽ được hướng dẫn cách ứng dụng Copilot hiệu quả trong Word, Excel, Outlook và PowerPoint để tăng tốc công việc, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất cá nhân.

2. ChatGPT (OpenAI)

ChatGPT là một mô hình AI (trí tuệ nhân tạo) được phát triển bởi OpenAI, sử dụng công nghệ GPT-4 (Generative Pre-trained Transformer 4). Nó có khả năng hiểu và sinh ngôn ngữ tự nhiên, giúp người dùng tương tác với máy tính như thể họ đang trò chuyện với một người thực. ChatGPT có thể trả lời câu hỏi, hỗ trợ viết văn bản, giải quyết các vấn đề logic, dịch ngôn ngữ và thực hiện nhiều tác vụ khác liên quan đến văn bản. Bạn có thể sử dụng ChatGPT để

• Hỗ trợ soạn thảo email, báo cáo, tài liệu, lên kế hoạch công việc và gợi ý ý tưởng sáng tạo.
• Hỗ trợ soạn thảo nội dung mạch lạc, nâng cao khả năng giao tiếp trong nhóm và với khách hàng.
• ChatGPT cung cấp giải pháp cho các vấn đề kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng phần mềm, giúp nhanh chóng khắc phục sự cố.
• Giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin mới, học các khái niệm mới, nâng cao khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề.

ChatGPT là một công cụ AI mạnh mẽ, giúp hỗ trợ nhân viên văn phòng nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên, người dùng cần sử dụng nó một cách có trách nhiệm, kiểm tra thông tin và không chia sẻ dữ liệu nhạy cảm để đảm bảo sự an toàn và hiệu quả trong công việc.

3. Claude

Claude là một mô hình trí tuệ nhân tạo (AI) do Anthropic phát triển, giống như ChatGPT của OpenAI. Nó sử dụng công nghệ tiên tiến để hiểu và tạo ra ngôn ngữ tự nhiên, có thể tương tác với người dùng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau. Tuy nhiên sự khác biệt đó chính là Claude

• Rất giỏi hiểu ngữ cảnh dài: Claude có khả năng xử lý văn bản dài tới 100.000 tokens trở lên (tức là cả một quyển sách hoặc tài liệu dài). Rất phù hợp nếu bạn cần AI đọc – phân tích – tóm tắt tài liệu dày hoặc nhiều email cùng lúc.
• Tư duy logic và phản biện nhẹ nhàng, “có đạo đức” hơn: Claude được thiết kế để cẩn trọng trong cách trả lời, đặc biệt với những câu hỏi nhạy cảm. Nó có vẻ "thận trọng" hơn và thường cung cấp các câu trả lời cân nhắc, phù hợp cho môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Rất phù hợp để viết email, trả lời phản hồi khách hàng, hoặc làm việc với dữ liệu phức tạp một cách nhẹ nhàng, mạch lạc.

Claude có bản miễn phí những sẽ giới hạn số lần trong ngày.

4. Jasper AI - Phần mềm trí tuệ nhân tạo AI cho dân Marketing

Jasper AI là một trong những công cụ AI tạo nội dung (AI writing assistant) nổi bật hiện nay, đặc biệt phù hợp với nhân viên văn phòng làm trong lĩnh vực marketing, truyền thông, bán hàng hoặc sáng tạo nội dung. Jasper AI được thiết kế để giúp người dùng tạo ra văn bản chất lượng cao trong thời gian ngắn, tối ưu cho SEO, quảng cáo, email marketing và nhiều mục đích khác. Công cụ này hoạt động dựa trên nền tảng AI tiên tiến và hỗ trợ hơn 30 ngôn ngữ khác nhau.

Những lợi ích không thể bỏ qua của Jasper AI

• Viết nội dung nhanh và chuẩn SEO
• Tạo nội dung quảng cáo chuyên nghiệp
• Cá nhân hóa giọng văn và phong cách viết
• Tạo nội dung đa ngôn ngữ

5. Grammarly - Công cụ AI chỉnh sửa ngữ pháp

Grammarly là một công cụ AI hỗ trợ viết tiếng Anh thông minh, đã trở thành “trợ lý ngôn ngữ” quen thuộc với nhiều nhân viên văn phòng trên toàn thế giới. Đặc biệt với người Việt, những ai thường xuyên phải sử dụng tiếng Anh trong công việc – như gửi email, viết báo cáo, trò chuyện với đối tác nước ngoài – thì Grammarly chính là trợ thủ đắc lực giúp bạn giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp và tự tin hơn.

Không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, Grammarly còn hỗ trợ người dùng nâng cao trình độ tiếng Anh, viết đúng văn phong, đúng ngữ cảnh và chuẩn giọng điệu theo từng mục tiêu công việc cụ thể.

• Sửa lỗi ngữ pháp và chính tả tự động: Công cụ AI Grammarly giúp phát hiện và sửa hàng loạt lỗi sai về ngữ pháp, chính tả, cách dùng từ, dấu câu… chỉ trong vài giây. Đối với người Việt không phải người bản xứ, đây là tính năng quan trọng giúp tránh những lỗi phổ biến khi viết tiếng Anh
• Gợi ý cách diễn đạt tự nhiên hơn
• Phân tích độ rõ ràng và tính mạch lạc của câu văn: Grammarly đánh giá độ dễ hiểu của từng câu, đoạn và gợi ý cách cải thiện, giúp văn bản của bạn mạch lạc, dễ đọc, và có tính thuyết phục cao hơn – đặc biệt quan trọng khi viết proposal, báo cáo, hoặc bài trình bày.
• Tích hợp tiện lợi vào công cụ văn phòng: Grammarly có thể tích hợp với các phần mềm văn phòng quen thuộc như Gmail, Google Docs, Outlook, và Microsoft Word. Điều này cho phép người dùng kiểm tra và chỉnh sửa văn bản ngay trong lúc đang làm việc, không cần chuyển đổi ứng dụng.

6. Otter.ai: Công cụ AI ghi chú hội thảo

Otter.ai là một công cụ AI chuyên dùng để ghi âm, chuyển giọng nói thành văn bản (transcription) và tạo ghi chú thông minh trong các cuộc họp, hội thảo hay phỏng vấn. Đặc biệt đối với nhân viên văn phòng tại Việt Nam làm việc trong môi trường đa ngôn ngữ hoặc thường xuyên tham gia các cuộc họp online, Otter.ai là “thư ký ảo” cực kỳ hữu ích giúp bạn nắm bắt, lưu trữ và tổ chức lại nội dung cuộc họp một cách chính xác và tiện lợi.

Otter.ai tích hợp mượt mà với các công cụ hội họp phổ biến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams…, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào trong suốt quá trình làm việc.

Một số lợi ích nổi bật của Otter.ai

• Chuyển giọng nói thành văn bản tự động, chính xác
• Tạo ghi chú cuộc họp thông minh
• Tìm kiếm nội dung trong file ghi âm dễ dàng

Có thể nói, Otter.ai là phầm mềm trí tuệ nhân tạo đáng giá cho bất kỳ nhân viên văn phòng nào thường xuyên họp hành, làm việc nhóm hoặc cần lưu trữ lại nội dung trao đổi.

7. Notion AI

Với những ai đang sử dụng Notion là công cụ ghi chú, quản lý công việc hay dự án thì chắc chắn không thể bỏ qua công cụ Notion AI. Notion AI là công cụ trí tuệ nhân tạo được tích hợp trực tiếp trong nền tảng quản lý công việc nổi tiếng Notion. Không chỉ đơn thuần là một ứng dụng ghi chú hay quản lý dự án, Notion AI giúp dân văn phòng viết nhanh hơn, ghi chú thông minh hơn, và ra quyết định hiệu quả hơn ngay trong không gian làm việc số của mình.

• Viết và chỉnh sửa nội dung nhanh chóng: Notion AI hỗ trợ viết từ các đoạn mô tả ngắn đến những nội dung dài như báo cáo, kế hoạch, tài liệu nội bộ... Ngoài ra, AI có thể giúp chỉnh sửa câu, kiểm tra ngữ pháp, tóm tắt nội dung dài, rất hữu ích trong quá trình biên soạn tài liệu.
• Tự động tóm tắt cuộc họp, tài liệu, ghi chú: Với các ghi chú dài hoặc nội dung họp phức tạp, Notion AI có thể tự động tóm tắt lại các điểm chính, giúp người dùng tiết kiệm thời gian đọc và nắm bắt nội dung nhanh hơn.
• Tạo danh sách việc cần làm, kế hoạch và bảng nội dung dễ dàng
• Tích hợp mượt mà vào không gian làm việc số: Notion AI hoạt động ngay trong giao diện của Notion, đồng nghĩa với việc mọi ghi chú, cơ sở dữ liệu, bảng Kanban, lịch trình, tài liệu… đều có thể dùng AI để phân tích, soạn thảo hoặc hỗ trợ

8. Zapier - Công cụ AI tự động hóa mạnh mẽ

Zapier là phầm mềm trí tuệ nhân tạo (AI) tự động hóa công việc mạnh mẽ nhất hiện nay, giúp dân văn phòng kết nối các ứng dụng khác nhau và tự động hóa các quy trình lặp lại mà không cần biết lập trình. Với hơn 6.000 ứng dụng được tích hợp sẵn (như Gmail, Slack, Google Sheets, Notion, Trello, HubSpot,...), Zapier cho phép bạn tạo ra các “Zap” kết nối các chuỗi hành động tự động giữa các ứng dụng với nhau chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Ví dụ:

• Khi có email mới từ khách hàng → tự động thêm vào Google Sheets
• Khi có form mới điền trên Typeform → gửi thông báo vào Slack
• Khi có file mới trên Google Drive → sao lưu sang Dropbox

Có thể nói, Zapier chính là “trợ lý tự động hóa” cho dân văn phòng trong thời đại số. Nhờ công cụ này, bạn không chỉ làm việc nhanh hơn mà còn làm việc thông minh hơn, giảm bớt gánh nặng quản lý thủ công và tránh sai sót không đáng có.

Kết luận

Trí tuệ nhân tạo (AI) không phải là một trào lưu ngắn hạn, mà đang trở thành công cụ thiết yếu trong môi trường làm việc hiện đại. Đặc biệt trong thời đại công việc ngày càng nhanh, nhiều đầu việc và áp lực đa nhiệm như hiện nay, nếu biết sử dụng các phần mềm trí tuệ nhân tạo  AI, bạn có thể làm việc nhanh hơn, giảm bớt áp lực, tăng hiệu quả và tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi ngày.

Tìm hiểu thêm: Các khóa đào tạo CNTT chính hãng Microsoft, AWS, Google Cloud,...