SaaS là gì? Giải thích chi tiết, dễ hiểu về SaaS

Với sự phát triển của công nghệ và phần mềm như hiện nay, chắc hẳn chúng ta đã từng nghe tới khái niệm "SaaS", "phần mềm SaaS". Ngay cả trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta vẫn đang sử dụng các phần mềm SaaS để hỗ trợ công việc, học tập và giải trí. Vậy SaaS là gì? Hãy cùng Trainocate Vietnam tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. SaaS là gì?

SaaS (Software as a service) là một mô hình cung cấp phần mềm thông qua Internet, cho phép người dùng truy cập và sử dụng ứng dụng mà không cần cài đặt ứng dụng trên máy tính nội bộ. Các phần mềm SaaS sẽ được nhà cung cấp xây dựng và phát hành trên nền tảng điện toán đám mây, người dùng chỉ cần có mạng Internet và trả phí đăng ký để sử dụng trực tiếp trên trình duyệt web.

Sự khác biệt giữa phần mềm truyền thống và phần mêm dạng SaaS là gì?

Phần mềm truyền thống:

• Cài đặt trực tiếp trên máy tính hoặc máy chủ nội bộ

• Mua bản quyền trọn đời, chi phí ban đầu cao

• Cập nhật và bảo trì thủ công

• Truy cập hạn chế, thường chỉ trên thiết bị đã cài

• Tự quản lý dữ liệu và bảo mật

• Ví dụ: Microsoft Office bản cài đặt (Office 2016, Office 2019).

 Phần mềm SaaS:

• Chạy trên nền tảng đám mây, không cần cài đặt

• Trả phí định kỳ (theo tháng hoặc năm)

• Cập nhật và bảo trì tự động bởi nhà cung cấp

• Truy cập dễ dàng từ mọi nơi có Internet

• Dữ liệu được lưu trữ và bảo mật trên máy chủ đám mây

• Ví dụ: Google Docs, Google Sheet, Canva.

2. Mô hình SaaS hoạt động như thế nào?

Mô hình SaaS hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Dưới đây là cách mô hình SaaS hoạt động:

1. Nhà cung cấp sẽ phát triển và triển khai phần mềm trên nền tảng đám mây (AWS, Azure, GCP,...) Họ sẽ xây dựng phần mềm và lưu trữ nó trên hệ thống máy chủ (cloud server).
2. Người dùng không cần cài đặt, chỉ cần có Internet là có thể truy cập phần mềm qua trình duyệt hoặc app.
3. Thanh toán theo gói dịch vụ: Người dùng có thể sử dụng miễn phí hoặc mua các gói dịch vụ theo tháng/ năm để sử dụng phần mềm. Thông thường, các phần mềm SaaS mua theo gói trả phí có thể nâng cấp để sử dụng nhiều tính năng hơn.
4. Dữ liệu lưu trên đám mây: Tất cả dữ liệu của người dùng được lưu trữ an toàn trên máy chủ của nhà cung cấp. Người dùng có thể truy cập dữ liệu ở bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị.
5. Bảo trì, cập nhật & bảo mật do nhà cung cấp chịu trách nhiệm: Người dùng không cần lo về cập nhật phần mềm, sửa lỗi, sao lưu, hoặc bảo mật hệ thống – tất cả do nhà cung cấp lo.

Ví dụ như Canva sử dụng Amazon Web Services (AWS) làm nhà cung cấp dịch vụ đám mây chính để phát triển phần mềm Canva. AWS cung cấp cho Canva hạ tầng đám mây, bao gồm các dịch vụ lưu trữ, tính toán và mạng, giúp nền tảng của Canva hoạt động mượt mà và có khả năng mở rộng linh hoạt để phục vụ hàng triệu người dùng trên toàn cầu.

3. Lợi ích SaaS đem lại cho doanh nghiệp

Nhờ vào tính linh hoạt, chi phí hợp lý và khả năng quản lý dễ dàng, ngày nay nhiều doanh nghiệp từ start-up đến tập đoàn lớn đều đang chuyển sang sử dụng các giải pháp SaaS dựa trên nền tảng đám mây. Vậy ưu điểm của mô hình SaaS là gì? Với phần mềm dạng SaaS, người dùng và doanh nghiệp sẽ tận dụng được những lợi ích:

• Chi phí thiết lập và hạ tầng thấp: Bạn chỉ cần trả cho những gì mình sử dụng. Không cần đầu tư máy chủ hay hệ thống phức tạp, SaaS là giải pháp tiết kiệm cho mọi quy mô doanh nghiệp.

• Khả năng mở rộng linh hoạt: Khi doanh nghiệp phát triển, bạn có thể dễ dàng nâng cấp số lượng người dùng, dung lượng dữ liệu hoặc tính năng cần thiết chỉ trong vài cú nhấp chuột – không cần thay đổi phần cứng hay cài đặt lại.

• Truy cập từ mọi nơi: Chỉ cần kết nối Internet, bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào như máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại di động.

• Cập nhật tự động và thường xuyên: Nhà cung cấp liên tục cải tiến phần mềm dựa trên phản hồi người dùng. Việc cập nhật không làm gián đoạn công việc và giúp bộ phận IT của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

• Bảo mật ở cấp độ cao: Do đặc thù cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp SaaS thường áp dụng tiêu chuẩn bảo mật cao nhất để đảm bảo an toàn cho toàn bộ hệ thống – từ doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức lớn.

• Triển khai nhanh chóng: Không cần chờ đợi quá trình cài đặt phức tạp, các ứng dụng SaaS có thể được triển khai và sử dụng trong thời gian ngắn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn.

• Khả năng tích hợp tốt: SaaS hiện đại thường hỗ trợ kết nối dễ dàng với các phần mềm, hệ thống và nền tảng khác (như CRM, ERP, thanh toán…), giúp quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.

Mặc dù SaaS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng tiềm ẩn không ít thách thức và rủi ro. Các tổ chức phải phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài trong việc cung cấp, duy trì và bảo vệ phần mềm, nên dễ gặp sự cố ngoài tầm kiểm soát như gián đoạn dịch vụ, cập nhật phần mềm không mong muốn hoặc rủi ro bảo mật.

Ngoài ra, việc chuyển đổi nhà cung cấp có thể gặp khó khăn do "vendor lock-in" và sự phức tạp trong di chuyển dữ liệu. Bảo mật là vấn đề đáng lo ngại khi cả hai bên cùng chịu trách nhiệm, dễ tạo ra các lỗ hổng. Cuối cùng, chi phí SaaS có thể vượt dự tính nếu không được theo dõi và quản lý hiệu quả.

4. Các phần mềm SaaS phổ biến

Hiện nay, các phần mềm SaaS đã trở nên quen thuộc và đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các hoạt động kinh doanh, từ quản lý công việc, giao tiếp nội bộ cho đến chăm sóc khách hàng và xử lý dữ liệu.

Văn phòng và làm việc nhóm

Trong lĩnh vực văn phòng và làm việc nhóm, những nền tảng như Google Workspace và Microsoft 365 là lựa chọn phổ biến vì cho phép người dùng tạo, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu mọi lúc, mọi nơi, mà không cần cài đặt phức tạp.

Quản lý khách hàng và Marketing

Các giải pháp SaaS trong lĩnh vực CRM giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng và tối ưu quy trình bán hàng:

• Salesforce là nền tảng CRM mạnh mẽ nhất hiện nay, phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn.

• HubSpot tích hợp CRM với công cụ marketing và chăm sóc khách hàng, rất phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Thiết kế và sáng tạo nội dung

Ngay cả những người không chuyên về thiết kế cũng có thể tạo ra sản phẩm chuyên nghiệp nhờ phần mềm SaaS:

• Canva là nền tảng thiết kế trực tuyến với hàng ngàn mẫu có sẵn, phục vụ từ mạng xã hội đến tài liệu marketing.

• Ngoài ra, các công cụ như Figma cũng đang được sử dụng rộng rãi trong thiết kế giao diện và cộng tác UI/UX theo thời gian thực.

Quản lý dự án & công việc

Quản lý tiến độ, phân công công việc và theo dõi hiệu suất nhóm trở nên dễ dàng hơn với các công cụ sau:

• Trello sử dụng mô hình bảng trực quan (kanban), rất phù hợp cho nhóm nhỏ hoặc startup.

• Asana cung cấp hệ thống quản lý dự án bài bản hơn, phù hợp với các team đa chức năng.

• Notion là công cụ “tất cả trong một” – ghi chú, quản lý công việc, lưu trữ dữ liệu và xây dựng wiki nội bộ.

5. Tạm kết

Mô hình SaaS và các phần mềm SaaS đã trở thành một giải pháp công nghệ thiết yếu giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng tính linh hoạt và nâng cao hiệu quả vận hành. Nhờ khả năng truy cập dễ dàng và giảm bớt gánh nặng quản lý hạ tầng IT, SaaS hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và mở rộng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần cập nhật các kiến thức chuyên sâu về công nghệ mới để nâng cao năng lực đội ngũ, hãy khám phá các khóa đào tạo chính hãng tại Trainocate Vietnam.

Với chương trình đào tạo chuẩn quốc tế và đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, Trainocate Vietnam đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số và phát triển bền vững. Hãy liên hệ với Trainocate ngay hôm nay để được tư vấn và xây dựng giải pháp đào tạo phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!